Učinkovito fotokopiranje nudita dve napravi, in sicer kopirni stroj ter multifunkcijska naprava. Obe tehnologiji za tiskanje dokumentov pa se v določenih funkcijah razlikujeta. Za podjetja je pomembno, da izberejo tisto napravo, ki najbolj ustreza potrebam po tiskanju. Hkrati pa je potrebno upoštevati tudi stroške, ki nastanejo ob uporabi tehnologije.
Če podjetje želi še dodatno znižati stroške kopiranja in tiskanja, lahko multifunkcijsko napravo ali kopirni stroj tudi najame pri izbranem ponudniku in za uporabo in druge storitve plača predvideno ceno, ki je zajeta v fiksni mesečni najemnimi z izbranim paketom po meri. Tako lahko podjetje nadzoruje stroške in tudi privarčuje, saj mesečni najem nudi tudi druge storitve, ki so zajete v ceno.
Fotokopiranje na multifunkcijski napravi
Najem multifunkcijske naprave je primeren za podjetja, ki poleg kopiranja dokumentov potrebujejo še druge funkcije za nemoteno delo v pisarni. Multifunkcijska naprava olajšuje delo, saj lahko delavci na eni napravi kopirajo in skenirajo dokumente, tiskajo z barvami ali črno belimi izpisi ter pošiljajo faks.
Zmogljive multifunkcijske naprave nudijo tudi obojestransko tiskanje, kopiranje in skeniranje dokumentov. Večje naprave pa poleg izpisovanja na format papirja A4 nudijo tudi predal, v katerega je mogoče vložiti A3 format papirja. Multifunkcijske naprave so najbolj primerne za dinamična delovna okolja, kjer delavci na napravi lahko kombinirajo različna opravila.
Fotokopiranje na samostoječem kopirnem stroju
Zmogljivi kopirni stroji so običajno samostoječi. Napredna tehnologija se je v zadnjih letih toliko razvila, da kopirni stroji ne nudijo le kopiranja dokumentov, temveč tudi barvno tiskanje in skeniranje dokumentov, pri čemer je mogoče skenirane dokumente tudi poslati v omrežno mapo ali na mail. Kopirni stroji se tako lahko povežejo na različna omrežja in so kompatibilni z večino operacijskih sistemov.
Na splošno velja, da je najem kopirnega stroja najbolj primeren za tista podjetja, kjer v pisarnah na vsakodnevni ravni kopirajo večje število dokumentov. Fotokopirni stroji so namreč posebej izdelani za hitro in zmogljivo kopiranje, pri čemer to funkcijo opravljajo nekoliko hitreje kot multifunkcijske naprave. Prav tako pa pri kopiranju nudijo še dodatne funkcije.
Znižanje stroškov kopiranja z mesečnim najemom
Podjetje se lahko odloči za brezplačni preizkus multifunkcijske naprave ali kopirnega stroja. Na podlagi preizkusa tehnologije se lahko odloči, katera naprava najbolj ustreza potrebam po tiskanju in kopiranju. Poleg tega pa je v fiksno mesečno najemnino zajeta tudi uporaba kartuše ter servisna podpora, ki z rednimi pregledi opreme zagotavlja brezskrbno fotokopiranje in tiskanje. Zaradi tega se znižajo tudi mesečni stroški.