Skeniranje dokumentov s posebno tehnologijo poskrbi za pretvorbo dokumentov iz papirnate oblike v digitalno sliko, ki jo lahko nato prenesemo na računalnik in shranimo v datotečno mapo. Funkcijo skeniranja imajo samostojne naprave, kot so skenerji ter tiskalniki in multifunkcijske naprave, ki poleg te funkcije nudijo še tiskanje, fotokopiranje in pošiljanje faksa.
Podjetja skenirajo dokumente zato, da bi s tem prihranila na stroških hrambe dokumentov v papirnati obliki, povečala produktivnost ter izboljšala hiter dostop do informacij preko računalnika. Če podjetje za nemoteno delo v pisarnah potrebuje več različnih funkcij, kot je tiskanje, fotokopiranje, skeniranje in pošiljanje faksa, je najbolje, da najame multifunkcijsko napravo, ki omogoča opravljanje dela na eni napravi.
Zakaj podjetja skenirajo svoje dokumente?
Skeniranje dokumentov prihrani na stroških, saj je shranjevanje in upravljanje papirnatih dokumentov precej drago, saj jih morajo delavci shranjevati v večje omare, kar zahteva dodaten prostor v pisarnah. Če so poslovni prostori najeti, potem podjetja potrebujejo večje prostore, zato da bi lahko shranila vse dokumente v papirnati obliki, kar pa vpliva tudi na ceno mesečne najemnine. Katere so še druge prednosti skeniranja v podjetjih?
- Enostavno shranjevanje in nalaganje skeniranih datotek na računalnike, kar zagotavlja tudi večjo delovno učinkovitost.
- Skenirane dokumente je preko spleta lažje deliti z ostalimi, da si jih tudi oni lahko ogledajo. Digitalizirane vsebine omogočajo hitrejšo in učinkovitejšo izmenjavo informacij.
- Pretvorba zapisov iz papirja v digitalne slike omogoča manjšo uporabo papirja, s tem pa se prihrani tudi na porabi kartuš v multifunkcijski napravi.
Prenos skeniranih dokumentov v spletno bazo podatkov
Skeniranje na multifunkcijskih napravah je odličen način za zmanjševanje stroškov in večjo produktivnost pri delu. Ko delavec posamezen dokument skenira, se le-ta indeksira oziroma oštevilči in označi ter se nato naloži v digitalizirani sistem multifunkcijske naprave.
Od tu nato delavec posamezen dokument prenese v spletno bazo podatkov, ki je večinoma dosegljiva na vseh računalnikih v pisarni. Skenirani dokumenti se lahko izbrišejo že na multifunkcijski napravi ali pa kasneje v naloženih datotekah na računalniku. V vsakem primeru tak način upravljanja s podatki omogoča takojšen dostop do informacij.
Najem multifunkcijske naprave z možnostjo skeniranja dokumentov
Za podjetja je najbolj stroškovno učinkovit prav najem multifunkcijske naprave, ki poleg skeniranja nudi še ostale funkcije barvnega in črno belega tiskanja, fotokopiranja in pošiljanja faksa. Podjetja lahko pri najemu izbirajo med različnimi paketi, ki so prilagojeni potrebam po tiskanju. V fiksno mesečno najemnino pa je zajet tudi odziven in profesionalen servis, potrebno število barvnih ali črno belih izpisov ter zalogovnik kartuš.