Za poslovne poti se izdajajo potni nalogi, ki predstavljajo pomembno dokumentacijo, navsezadnje pa so za podjetje tudi koristni in omogočajo dober nadzor nad poslovanjem in stroški. A kaj, ko je z njimi tudi nekaj dela, poleg tega obstajajo določena tveganja, če pri pripravi potnih nalogov zagrešimo kakšno napako. Zato si gotovo želimo vsaj malo poenostaviti delo na tem področju.
Na srečo je to mogoče, na voljo imamo namreč programsko opremo, ki namesto nas samodejno pripravlja ključno poslovno dokumentacijo. Tudi poslovni nalogi se lahko pripravijo na ta način, zato je vsekakor pametno premisliti o možnostih, ki jih nudi pametna tehnologija.
Potni nalogi se lahko pripravljajo avtomatsko
Pomembno je, da ima potni nalog vse potrebne informacije. Zapisati moramo podrobnosti o poti, navedena mora biti kilometrina, predviden čas poti, pa tudi trajanje celotne službene naloge. Na tej podlagi obračunavamo dnevnice in druge dodatke. Upoštevati je treba še cestnine, parkirnine in druge stroške.
Vse to morajo imeti vsi potni nalogi, ni pa nujno, da bomo morali sami ročno vnašati vse podatke. S pomočjo računalniškega programa se dokumentacija pripravi samodejno, ne da bi imeli sami s tem veliko dela. Pravzaprav nam program lahko pomaga celo pri načrtovanju poslovne poti in močno olajša posamezne naloge na tem področju.
Potni nalogi brez napak
Še bolj pomembno je, da potni nalogi nimajo kakšnih napak. Kaj hitro se lahko znajdemo v težavah, lahko tudi v prekršku, če na potnem nalogu nimamo vseh zahtevanih informacij ali pa so zapisani podatki nepravilni. Včasih gre za kakšne formalnosti in podrobnosti, recimo datume, kilometrino in druge številke. A prav tako imamo opravka s posebnimi zahtevami, obračunati moramo recimo ustrezno višino dnevnega nadomestila, pripraviti obrazce za oddajo pristojnemu finančnemu uradu, potne naloge pa je treba tudi ustrezni knjižiti.
Zato je program, ki nam omogoča samodejno pripravo popolnih potnih nalogov v veliko pomoč. Izognemo se napakam in pomotam, ki bi jih sicer zagrešili, poleg tega delo opravimo veliko bolj hitro in zanesljivo. Računamo na to, da bo izdajanje potnih nalogov opravljeno brez večjih preglavic, tako da se s tem delom sploh ne bomo posebej ukvarjali.
Kaj še zahtevajo potni nalogi?
Nekaj zahtev postavljajo že predpisi na tem področju. A prav tako imamo še nekaj drugih opravkov, ki jih želimo opraviti zaradi lastne koristi – gotovo se bodo potni nalogi knjižili tudi za lastne evidence, na ta način imamo dober pregled nad svojim poslovanjem, spremljamo lahko tudi stroške oziroma odhodke, ki izvirajo iz poslovnih poti.
Pri delu s potnimi nalogi imamo nekaj fleksibilnosti, ko seveda poskrbimo za same formalnosti. Nato lahko tudi po svoje ravnamo z dokumentacijo, ki nam bo pomagala upravljati poslovanje podjetja. Verjetno pa bomo želeli potne naloge ustrezno shranjevati, tiskati, pošiljati … Če imamo za to primeren dokumentni sistem, bomo vse to opravili na enem mestu. Na voljo imamo priročne funkcije, ki nam delo s potnimi nalogi močno olajšajo, tudi če smo pri tem zelo zahtevni. Tako se potni nalogi na enem mestu povsem uredijo, verjetno pa bomo lahko hkrati opravili še veliko drugega dela.