Elektronski račun je čedalje pogostejša oblika izdajanja računov. Številni uporabniki so ugotovili, da je tak način poslovanja enostavnejši in hitrejši. Še posebej pa je sam postopek olajšan, če si podjetje omisli ustrezen program, prek katerega upravlja s tem področjem.
Kakšna je pravna podlaga za poslovanje z elektronskimi računi?
Nadzor nad nepapirnim poslovanjem vrši Arhiv Republike Slovenije. Sicer pa je elektronsko poslovanje urejeno z naslednjimi predpisi: Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu ter Zakon o davku na dodano vrednost.
Kakšne so značilnosti elektronskih računov?
E-račun je oblikovan po standardih e-sloga. E-slog pa je sestavljen iz samega računa, ovojnice in neobvezne priloge (npr. slika, PDF dokument, določene specifikacije). E-ovojnica je v podobni vlogi kot klasična ovojnica, kamor vstavimo račune. Na njej so podatki o prejemniku.
Od leta 2015 je določeno, da se neposrednim uporabnikom državnega proračuna lahko izstavlja zgolj e-račune prek posebnega UJP portala. Drugi načini v tem primeru niso dovoljeni. Če pa se elektronski račun izdaja drugim gospodarskim družbam, se ga lahko pošlje na naslednje načine: prek navadne pošte, prek banke ali prek elektronske pošte.
Poslovanje z elektronskimi računi je bolj praktično
Izdajanje elektronskih računov je hitreje in enostavnejše, za izdajatelja pa predstavlja tudi nižje stroške. Če pogledamo primerjavo med pošiljanjem navadnih in e-računov. Če se odločimo za pošiljanje računa prek klasične pošte, moramo tako pripravljen račun najprej tiskati, nato ga dati v kuverto, odnesti na pošto. Na pošti poteka sortiranje, nato pride do dostave na želen naslov. Prejemnik mora račun prevzeti. Če pa se odločimo za poslovanje z e-računi, je pošiljanje hipno in brez posrednikov.
Izdajanje e-računa prek programa
Prednost izdaje elektronskih računov prek programa je v tem, da so vse rubrike že vnesene, zato ne morete ničesar izpustiti. Pri vnosu imena podjetja se avtomatsko izpišejo vsi potrebni podatki, saj se baza uvaža direktno iz AJPES-a. Pripravljen račun lahko uvozimo v banko, ga posredujemo prek elektronske pošte ali prek ponudnikov spletnih poti.
Prednost programa je tudi v tem, da če imate opravka z večjim številom računov, lahko obdelujete vse hkrati. Pomembna stvar pri e-računih je podpisovanje. V te namene je treba imeti nameščeno digitalno potrdilo za elektronsko podpisovanje računov.
Vir: minimax.si