Vsak računovodja potrebuje program za knjiženje in druga računovodska dela. Nekateri programi se naložijo na posamezen računalnik in omogočajo prenose le med povezanimi računalniki, programi v oblaku pa delujejo preko oddaljenega strežnika, ki shranjuje vse podatke, zato lahko tako podjetnik kot računovodski servis dostopata do podatkov preko interneta.
Spletni program za račune olajšuje delo knjigovodji, saj je vzpostavljena povezava med servisom in podjetji kot strankami. Podatki se ažurirajo hitro, knjigovodja pa določene podatke vidi takoj, ko podjetnik vnese postavko v program. K temu se nagiba brezpapirno poslovanje brez fizičnega prenašanja dokumentov. Tako lahko zaposleni v računovodskem servisu poknjižijo dokumente mnogo hitreje, sam program v oblaku pa je nastavljen tako, da nudi veliko avtomatiziranih funkcij.
Računovodja nastavi program glede na različne stranke
Računovodski servis lahko izbira med različnimi paketi za e računovodstvo, pri čemer vsi paketi ponudnika vsebujejo vse poslovne in knjigovodske funkcije, ki jih omogoča program v oblaku. Izbira in cena paketa je odvisna le od tega, koliko strank ima računovodski servis. Prav zato je cena najema prilagojena potrebam servisa.
Prav tako si knjigovodja lahko v programu nastavi nastavitve za različna podjetja, glede na to, kakšne storitve računovodenja posamezna družba potrebuje. Tako so na voljo nastavitve programa za start-up podjetja, normirance, društva in zavode ter večja podjetja.
Računovodja prihrani na času z avtomatizacijo knjiženja
Velika prednost spletnega programa za računovodstvo je v avtomatičnem knjiženju določenih postavk. Tako ima velika večina dokumentov in obračunov že nastavljene funkcije za knjiženje v dvostavno knjigovodstvo, na ustrezne konte in na temeljnico. Zelo poenostavljen je tudi obračun prispevkov, plač in drugih prejemkov. V to so všteti tudi uvozi in izvozi obrazcev in plačilnih nalogov.
Knjigovodja prihrani na času tudi ob zaključku letnih poročil, saj e program avtomatično pripravi vsa obvezna poročila za državo. V to so vključena tudi AJPES poročila, dohodninski obrazci, letne in medletne bilance in drugo. Računovodski servis pa lahko spletni program poveže z drugimi programi in omogoči celosten prenos podatkov iz spletnih trgovin ter programov za maloprodajo.
E računovodstvo s samodejnim obračunom storitev
Program za vodenje poslovnih knjig na spletu omogoča, da servisi na več načinov avtomatično zaračunavajo storitve svojim strankam. Tako lahko računovodja izstavi račun glede na mesečni pavšal, samodejno štetje vknjižb v programu ali pa na podlagi kombinacije naštetega. Program avtomatično zabeleži celotno delo knjigovodje. Te postavke se lahko izpišejo tudi na izdanih računih za že opravljeno delo, če stranka to želi.